Magazin der Academy
Wenn Dein Team nur noch funktioniert
Wenn Ausfälle, Termindruck und wechselnde Prioritäten den Alltag bestimmen, bleibt Überlastung oft lange unausgesprochen. Erfahre, wie Du Warnzeichen erkennst und gemeinsam Entlastung anstößt, statt Stress zur Privatsache zu machen.
Die Aufträge werden noch erledigt, doch dafür bleiben Pausen und sorgfältige Übergaben auf der Strecke. Nacharbeit nimmt zu, Rückstände wachsen und schon kleine Rückfragen lösen Streit aus. Solche Veränderungen können Hinweise darauf sein, dass Anforderungen und verfügbare Kapazitäten nicht mehr zusammenpassen. Wenn Du sie früh ansprichst, lässt sich die Arbeitssituation prüfen, bevor zusätzliche Ausfälle den Druck verstärken.
Beschreibe zunächst, was Du tatsächlich beobachtest, statt einzelne Personen als überfordert einzuordnen. Ein sachlicher Einstieg lautet: „In dieser Woche mussten wir drei Übergaben nachträglich klären, und zwei zugesagte Termine sind gefährdet.“ Frage anschließend, welche Bedingungen dazu beigetragen haben und welche Unterstützung fehlt. Gereiztheit oder Rückzug allein erlauben keine Diagnose, sie können aber Anlass sein, respektvoll nachzufragen.
Ursachen
Warum Mehrarbeit und wechselnde Prioritäten den Druck verstärken
Fällt jemand aus, landen zusätzliche Aufgaben häufig bei denselben verlässlichen Kolleginnen und Kollegen. Kommen täglich neue Prioritäten hinzu, bleibt begonnene Arbeit liegen, während die ursprünglichen Zusagen weitergelten. Das Modell der Arbeitsanforderungen und Arbeitsressourcen von Demerouti und weiteren Forschenden hilft Dir, diese Situation einzuordnen. Es unterscheidet Anforderungen, die Kraft kosten, von Ressourcen, die bei der Bewältigung unterstützen.
Stelle für Euren Arbeitsalltag beispielsweise Termindruck, Unterbrechungen und Arbeitsmenge den verfügbaren Hilfen, klaren Zuständigkeiten und Entscheidungsspielräumen gegenüber. So wird sichtbar, ob etwa eine Vertretung zwar benannt ist, aber weder Zeit noch notwendige Zugriffsrechte hat. Persönliche Stressbewältigung kann unterstützen, beseitigt jedoch keine widersprüchlichen Aufträge oder dauerhaft fehlenden Kapazitäten. Entlastung braucht deshalb sowohl weniger vermeidbare Anforderungen als auch verlässlich verfügbare Unterstützung.
Fachliches Kernmodell
Teamresilienz heißt: vorbereiten, Belastungen bewältigen und daraus lernen
Teamresilienz bedeutet nicht, gemeinsam möglichst viel auszuhalten. Im Prozessverständnis nach Alliger und weiteren Forschenden geht es darum, sich auf Belastungen vorzubereiten, sie gemeinsam zu bewältigen und anschließend daraus zu lernen sowie Erholung zu ermöglichen. In der Vorbereitung prüfst Du mit Deinem Team beispielsweise, welche Aufgaben bei einem Ausfall kritisch werden und wer sie übernehmen kann. Während einer Belastung braucht Ihr kurze Abstimmungen, eine klare Reihenfolge und Entscheidungen darüber, was vorerst nicht erledigt wird.
Nach einer schwierigen Phase betrachtet Ihr, welche Absprachen geholfen haben und wo unnötige Zusatzarbeit entstanden ist. Zur Erholung gehört auch, angehäufte Mehrarbeit nicht einfach zum neuen Normalzustand zu erklären. Aus diesen drei Perspektiven kannst Du ein praxisbezogenes Teamresilienzprofil entwickeln, das vorhandene Stärken und offene Fragen zusammenfasst. Dieses Profil ist eine gemeinsame Arbeitshilfe, kein standardisiertes Messinstrument und keine Bewertung der Belastbarkeit einzelner Menschen.
Gemeinsame Bestandsaufnahme
So erstellst Du mit Deinem Team ein ehrliches Resilienzprofil
Reserviere mit den Verantwortlichen einen verbindlichen Gesprächstermin und wähle eine konkrete Situation, etwa den letzten kurzfristigen Personalausfall. Prüft daran vier Bereiche: Kommunikation unter Druck, gegenseitige Unterstützung, Entscheidungsspielräume und gemeinsames Lernen. Frage, welche Informationen rechtzeitig vorlagen, wer tatsächlich helfen konnte und wer über verschobene Aufgaben entscheiden durfte. Haltet für jeden Bereich ein konkretes Beispiel, eine hilfreiche Praxis und einen offenen Handlungsbedarf fest.
Frage ausdrücklich: „Können wir hier sagen, dass etwas nicht mehr machbar ist, ohne Bloßstellung befürchten zu müssen?“ Damit greifst Du psychologische Sicherheit nach Amy Edmondson auf, also die gemeinsame Überzeugung, zwischenmenschliche Risiken wie eine Bitte um Hilfe eingehen zu können. Ein stilles Team ist nicht automatisch unbelastet, und unterschiedliche Einschätzungen sollten im Profil sichtbar bleiben. Bedanke Dich für kritische Hinweise und besprecht Arbeitsbedingungen statt vermeintlicher persönlicher Schwächen. Psychologische Sicherheit bedeutet dabei weder Konfliktfreiheit noch den Verzicht auf klare Leistungsanforderungen.
Konkrete Entlastung
Von der Bestandsaufnahme zu weniger Arbeit und klareren Entscheidungen
Wähle mit Deinem Team aus dem Profil zunächst ein oder zwei Engpässe aus, die den Alltag spürbar erschweren. Auch ohne Führungsverantwortung kannst Du dokumentieren, welche Aufgaben sich stauen, welche Termine betroffen sind und wo Übergaben unvollständig bleiben. Eine klarere Übergabe kann beispielsweise Auftrag, Bearbeitungsstand, nächsten Schritt und offene Entscheidung enthalten. Sobald Leistungen begrenzt, Termine verändert oder zusätzliche Kapazitäten benötigt werden, braucht Ihr die zuständigen Entscheidungsverantwortlichen.
Vereinbart mit ihnen ausdrücklich, welche Aufgaben entfallen oder warten, wer eine Vertretung übernimmt und welche bisherige Arbeit dafür zurückgestellt wird. Bei widersprüchlichen Aufträgen sollte eine benannte Person verbindlich über die Reihenfolge entscheiden. Haltet Verantwortlichkeiten und einen Prüftermin fest, beispielsweise nach zwei Wochen. Prüft dann anhand weniger Beobachtungen, ob Nacharbeit und Rückstände zurückgehen und Pausen wieder möglich sind. Bleibt die Entlastung aus, müssen Umfang oder Rahmenbedingungen der Arbeit erneut entschieden werden.
Stolpersteine
Widerstandsfähigkeit darf kein Auftrag zum Durchhalten werden
Ein Gespräch über Teamresilienz verfehlt seinen Zweck, wenn anschließend nur zusätzliche Aufgaben entstehen. Für veränderte Übergaben, gemeinsame Reflexion und das Einüben neuer Absprachen braucht Ihr eingeplante Arbeitszeit. Kläre deshalb vorab, wer Veränderungen entscheiden kann und welche andere Arbeit dafür zurücksteht. Gegenseitige Unterstützung darf nicht bedeuten, dass dieselben Personen dauerhaft ihre eigenen Grenzen überschreiten.
Teamresilienz ersetzt weder ausreichende Kapazitäten noch notwendige betriebliche Schutzmaßnahmen. Sie ersetzt auch nicht die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung, die Arbeitsbedingungen wie Arbeitsintensität, Unterbrechungen und soziale Beziehungen systematisch betrachtet. Wenn Überlastung anhält, solltest Du die zuständige Führungskraft und gegebenenfalls betriebliche Ansprechpersonen für Arbeitsschutz oder Interessenvertretung einbeziehen. Persönliche Selbstreflexion ist hilfreich, darf aber die Verantwortung für gesunde Arbeitsbedingungen nicht auf einzelne Beschäftigte verschieben.
Weiterbildung
Im Kurs Teamresilienz Ansatzpunkte für gesündere Zusammenarbeit entwickeln
Der Kurs „Teamresilienz: Widerstandsfähigkeit gemeinsam stärken“ der value.work academy bietet Dir einen Rahmen, um Eure aktuelle Ausgangslage zu reflektieren. Er richtet sich an Führungskräfte, Personen mit Teamleitung, Teammitglieder ohne Führungsverantwortung und ganze Teams. Du lernst Resilienzfaktoren und Phasen kennen und arbeitest an einem praxisbezogenen Profil Eurer Widerstandsfähigkeit. Dabei verbindest Du persönliche Selbstreflexion mit der Frage, welche gemeinsamen Arbeitsbedingungen verändert werden sollten.
Ziel ist, konkrete Ansatzpunkte für den Berufsalltag zu entwickeln, etwa verlässlichere Unterstützung, klarere Entscheidungen und einen offenen Umgang mit Engpässen. Für die Umsetzung lohnt es sich, schon vorab zu klären, wer notwendige Veränderungen im Betrieb mittragen kann. Mit einer unverbindlichen Anfrage zum Kurs Teamresilienz kannst Du besprechen, welche Ausgangslage Du mitbringst und welcher Rahmen für Dich oder Dein Team passt. So beginnt Weiterbildung nicht mit einem weiteren Durchhalteauftrag, sondern mit der Frage, was Eure Zusammenarbeit tatsächlich gesünder machen kann.
Kostenloser Selbsttest
Wie geht Dein Team mit Belastung um?
Dieser kostenlose Selbsttest zeigt Dir, welche Handlungsmuster Du im Umgang mit Belastungen in Deinem Team wahrnimmst und wo gemeinsame Entlastung ansetzen kann. Wähle jeweils die Antwort, die Eurem tatsächlichen Arbeitsalltag am nächsten kommt: Das Ergebnis ist eine Orientierung aus Deiner Sicht, keine gesundheitliche Diagnose oder objektive Teambewertung.
15 Fragen, etwa 5 Minuten
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